Så dokumenterar du World Café, Open Space, Liberating Structures och Design Sprint
Fyra faciliteringsformat som sprider ut samtalet med flit, och hur du dokumenterar vart och ett troget med hjälp av dess egen skördetradition istället för vanliga anteckningar.
Att dokumentera ett World Café, ett Open Space, en Liberating Structures-session eller en Design Sprint handlar om något de fyra formaten har gemensamt: var och ett bryter medvetet upp ett stort samtal i många mindre, så att den dokumentation du vill ha finns på flera ställen samtidigt och ingen enskild observatör kan hålla allt. Lösningen är inte en bättre anteckningsperson. Den är att luta sig mot den skördetradition varje metod redan byggt för just det här problemet, och att lägga till fångst som matchar hur metoden delar upp rummet. Den här guiden går igenom vad varje metods egna utövare gör, med konkreta råd för var och en.
Varför de här formaten motstår vanliga anteckningar
Ett vanligt möte har en tråd och en anteckningsperson, och det dokumenterar sig självt med en enda uppsättning anteckningar. De här fyra formaten är byggda tvärtom, med flit. World Café håller folk i rörelse mellan borden, så ingen enskild konversation stannar någonsin på ett ställe med samma personer. Open Space låter deltagarna hitta på agendan under dagen och gå mellan parallella sessioner precis när de vill, så du kan inte veta i förväg vad som behöver fångas eller vilka som är i rummet för det. Liberating Structures kör många små parallella utbyten och för samman dem på några minuter. En Design Sprint kör ett enda team, men över fem dagar där varje dags resultat blir nästa dags utgångspunkt. Utspridningen är en egenskap, inte ett fel. Det är den som får fram idéer som ett enda helgruppssamtal hade begravt. Det betyder också att dokumentationen måste designas in från början, inte skruvas på när rummet töms.
World Café: följ tråden som hela tiden flyttar sig
World Café, utvecklat av Juanita Brown och David Isaacs 1995, placerar folk vid små café-bord för en serie rundor, oftast 20 till 30 minuter styck. Mellan rundorna flyttar alla till ett nytt bord utom en person, bordsvärden, som stannar kvar för att fånga upp nykomlingarna om vad den förra gruppen diskuterade. Idéer korsbefruktas när deltagarna bär med sig trådar från bord till bord. Den rörelsen är hela poängen, och den är också anledningen till att en enskild konversation är omöjlig att följa från början till slut. Den händer aldrig på ett ställe med samma personer.
Metodens eget svar är skörden. I World Cafés sju designprinciper är den sista att skörda och dela gemensamma upptäckter: en avslutande helgruppsfas där mönstren som bildats tvärs över borden görs synliga för alla. Bygg din fångst runt den.
- Täck varje bord med papper och lägg fram pennor. När folk ritar och skriver medan de pratar blir bordet självt dokumentationen, och nästa grupp kan läsa och bygga vidare på det den förra lämnade. Fotografera varje bordsduk innan du plockar undan.
- Använd bordsvärden som din kontinuitetstråd. Värden är den enda person som hört hur en idé förändrats mellan rundorna. Be värdarna anteckna en rad i slutet av varje runda, inte bara allra sist, så att den utvecklingen överlever.
- Behandla skörden som huvudnumret, inte en tvåminuters avrundning. Mönstret tvärs över borden är hela skälet att köra ett café, och det finns ingen annanstans än i skörden. Att fånga den helt är värt mer än ett prydligt referat av ett enskilt bord.
Liberating Structures: artefakten finns oftast redan
Liberating Structures, skapat av Henri Lipmanowicz och Keith McCandless, är en publicerad samling av trettiotre små, upprepningsbara format tänkta att ersätta konventionella brainstormar och statuspresentationer. Flera av dem producerar en skriftlig dokumentation som ett inbyggt steg. I 1-2-4-All reflekterar folk först i tystnad och skriver ner sina egna idéer, sedan jämför de i par, sedan i fyra, sedan namnger hela gruppen det som stack ut. Det individuella skrivandet kommer först med flit, så att en tystlåten persons idé finns på papper innan rummets högsta röst har talat.
Det ändrar vad dokumentation ens betyder här. Problemet är sällan att få idéer nedskrivna, eftersom strukturen gör det åt dig. Problemet är att hundratals lappar, kort och post-it-notiser är lätta att tappa bort i samma ögonblick sessionen tar slut.
- Märk allteftersom, inte efteråt. Ett foto av fyrtio post-it-lappar utan uppgift om vilken struktur eller vilken runda som skapade dem är närmast oanvändbart en vecka senare. En kort rubrik på varje kluster, med struktur och frågeställning, håller lapparna läsbara.
- Fånga "All"-steget, inte bara lapparna. De skrivna idéerna tappar sin mening utan helgruppsmomentet där folk säger vilka som betyder något och varför. Den syntesen är den del en post-it-lapp inte kan bära på egen hand.
- Fotografera innan folk går. Skriftliga artefakter vandrar ut ur rummet i fickor och hamnar i en papperskorg. Samla in eller fota dem medan gruppen som gjorde dem fortfarande står där och kan förklara den oläsliga.
Open Space Technology: du känner inte agendan förrän det börjar
Open Space Technology, skapat av Harrison Owen 1985, har ingen bestämd agenda förrän deltagarna bygger en under dagen. Folk föreslår ämnen, sätter upp dem på en vägg, och väggen blir en marknadsplats av parallella sessioner. Lagen om de två fötterna låter vem som helst lämna en session som inte är till nytta och gå till en annan, så grupper bildas, delas och ombildas av sig själva. Du kan verkligen inte veta i förväg hur många sessioner det blir, hur länge var och en pågår eller vilka som är i rummet för dem, vilket gör det omöjligt att tilldela en antecknare per bord innan dagen börjar.
Open Space löste detta för decennier sedan, och lösningen är värd att kopiera oavsett om du kör ett formellt Open Space eller inte. Varje session har en sammankallande som ansvarar för att fånga det som diskuterades, och de anteckningarna sammanställs till en "book of proceedings" som varje deltagare får, ofta innan de lämnar rummet.
- Ge varje sammankallande en enkelsidig rapportmall när de sätter upp sitt ämne. Ett blankt papper efter en session ger ingenting. En sida med tre frågor, vad vi diskuterade, vad vi kom fram till och vad som händer sedan, ger något användbart på fem minuter.
- Sätt en hård deadline: rapporterna in innan du går. Dokumentation som samlas in samma dag blir skriven. Dokumentation som utlovas till senare kommer sällan.
- Sätt upp rapporterna där alla kan se dem. En gemensam vägg eller ett gemensamt dokument låter mönstren tvärs över sessionerna framträda, vilket är där ett Open Spaces verkliga värde brukar sitta, och ingen enskild deltagare såg tillräckligt av dagen för att upptäcka det ensam.
Design Sprint: ett team, fem dagar, ett beslutsspår
En Design Sprint är udda fågeln här. Utvecklad av Jake Knapp på Google Ventures och beskriven i boken "Sprint" kör den ett team över fem dagar: kartlägg problemet på måndag, skissa lösningar på tisdag, besluta på onsdag, bygg en prototyp på torsdag och testa den på riktiga användare på fredag. Det finns inga tio parallella bord att fånga, så mångsamtalsproblemet som de andra tre formaten delar gäller knappt. Dokumentationsutmaningen är en annan: att hålla ihop en enda resonemangslinje över fem dagar där varje dags resultat är nästa dags utgångspunkt.
Det som är värt att fånga i en sprint är varför, inte bara vad.
- Fotografera väggen i slutet av varje dag. Kartan, skisserna, storyboarden och testanteckningarna är sprintens arbetsminne, och de suddas eller återvinns snabbt när veckan är slut.
- Skriv ner resonemanget bakom onsdagens beslut medan det är färskt. En månad senare är "vi valde alternativ B" inte värt mycket utan argumentet som slog alternativ A.
- Håll fredagens testresultat kopplade till de specifika beslut de utmanar. Poängen med testet är att lära sig vad som ska ändras härnäst, och det hjälper en senare sprint bara om det antecknas mot det exakta val det testade.
Att fånga pass som körs med flera bord samtidigt
De här fyra formaten skiljer sig mycket i hur mycket de kör samtal parallellt. Ett World Café eller en Liberating Structures-session i stor skala kan ha ett dussin bord som pratar samtidigt. Ett Open Space kan ha så många parallella sessioner som rummet föreslår. En Design Sprint är oftast ett enda team i ett rum. För fallen med många bord finns det en klass av verktyg som spelar in varje bord samtidigt. Ett exempel är RoomRadar: varje bord får en telefon som fungerar som mikrofon, deltagarna ansluter från webbläsaren genom att skanna en QR-kod utan något att installera, varje bord fångas parallellt, och efteråt grupperas materialet i teman och sammanställs skriftligt automatiskt istället för att lyssnas igenom för hand. Uppsättningen beskrivs här. Det passar metoderna med många bord mer naturligt än en sprint med ett enda team, eller ett helt självorganiserande Open Space, där dokumentationen folk vill ha ofta är den sammankallandes egen sammanfattning snarare än en fullständig transkription av varje session.
Vanliga frågor
Försök inte följa en enda konversation, för i ett World Café stannar ingen konversation på ett ställe. Låt varje bords pappersduk hålla det bordets dokumentation, låt bordsvärden anteckna en rad per runda så att tråden mellan rundorna överlever, och fånga den avslutande skörden i sin helhet. Skörden är där mönstret tvärs över alla bord blir synligt, och det är den del som oftast tappas till en stressad klocka.
Använd Open Spaces egen praxis med sammankallande och dokumentation. Var och en som sätter upp ett ämne ansvarar för en kort rapport om sin session, och rapporterna samlas till en gemensam dokumentation för alla, helst innan folk går. Dela ut en enkelsidig mall tillsammans med ämneslapparna och sätt en fast deadline, så får du en användbar dokumentation av sessioner du inte kunde ha planerat i förväg.
De flesta Liberating Structures producerar redan skriftliga artefakter, så arbetet är att samla in och sätta dem i sammanhang, inte att skapa dem från noll. Märk varje kluster av lappar eller post-it-notiser med strukturen och frågan som skapade det, fotografera allt innan folk går, och fånga helgruppssteget där rummet namnger vilka idéer som betyder något. De skrivna idéerna tappar sin mening utan den syntesen.
De flesta av de namngivna metoderna rekommenderar sin egen lågteknologiska skörd först: World Cafés pappersdukar och skörd, Open Spaces dokumentationsbok, Liberating Structures skriftliga lappar. Facilitatorer lägger ofta till foto av varje bord, ett gemensamt dokument för rapporterna och, för pass med många samtidiga bord, transkriberings- eller fångstmjukvara. Det att kontrollera hos vilket verktyg som helst är om det behandlar flera bord som ett pass snarare än en konversation i taget.
Sällan, och för Open Space är det inte ens möjligt innan dagen börjar. En dedikerad antecknare tar bort en person från diskussionen, vilket inte skalar förbi några få bord. Var och en av de här metoderna har ett lättare svar: bordsvärden i ett World Café, det inbyggda skrivsteget i en Liberating Structure, den sammankallandes egen rapport i ett Open Space. Luta dig mot dem innan du lägger till folk.
Mötesanteckningar utgår från en konversation och en anteckningsperson. De här formaten kör med flit många konversationer samtidigt, eller flyttar samma konversation runt i rummet, eller växer fram under dagen. Dokumentationen du vill ha är utspridd över bord, sessioner eller dagar, och den måste föras samman till ett sammanhängande resultat. Det är ett problem om fångst och syntes, inte om transkription.
Det beror på metoden och eventuellt verktyg, och det är värt att bestämma uttryckligen och berätta för deltagarna. För inspelningsbaserad fångst är en rimlig praxis att inte spara rått ljud längre än nödvändigt, och att spara texten och de strukturerade anteckningarna efteråt istället för själva inspelningen.