Så förbereder du rummet för en workshop med flera bord
Praktiska råd om bordsavstånd, sikt, akustik och checklistor för workshops där flera breakout-grupper möts i samma rum.
Att förbereda ett rum för en workshop med flera bord handlar om två saker: att varje grupp kan höra sig själv utan att höra bordet bredvid, och att du som facilitator kan se alla bord var du än står. Får du de två rätt faller det mesta annat, material, placering, skyltning, på plats av sig själv. Får du dem fel spenderar du passet på att antingen ropa över sorlet eller tappa koll på ett bord som fastnat.
Hur långt ifrån varandra ska borden stå?
Det finns inget fast avstånd som fungerar överallt, det beror på rummets akustik lika mycket som golvytan. Ett bättre test än ett måttband: ställ dig vid ett bord och prata i normal röststyrka. Om någon vid nästa bord kan följa vad du säger står de för nära. Rum med heltäckningsmatta och mjuka möbler absorberar ljud bättre än rum med bara väggar och hårda golv, så ett eko-rum behöver mer avstånd mellan borden än ett mattbelagt rum av samma storlek.
Välj en rumsform som håller alla bord i sikte
Ett långt, smalt rum är svårast att arbeta i, eftersom borden i vardera änden hamnar utanför din sikt oavsett var du står. Ett kvadratiskt eller ungefär runt rum låter dig se alla bord från en punkt nära mitten. Om du är fast med ett långt rum, stå längs långsidan istället för i en ände, och planera för att röra dig istället för att stå kvar.
Minska ljudet som läcker mellan grupperna
Utöver avstånd finns några saker som minskar sorlet mellan bord. Mjuka ytor, mattor, gardiner, stoppade stolar, absorberar ljud som annars skulle studsa mellan borden. En whiteboard på hjul eller en hög växt mellan två bord bryter ljudets direkta väg även i ett rum du inte annars kan ändra. Och ett jämnt bakgrundsljud, ventilationen till exempel, hjälper mer än det stör: det maskerar avståndet mellan borden bättre än total tystnad gör.
Bordsstorlek och form
Runda eller ovala bord fungerar bättre än långa rektangulära för en gruppdiskussion, alla hamnar ungefär lika långt från alla andra. De flesta facilitatorer tycker att fyra till sex personer per bord är den bästa storleken: stort nog för en riktig diskussion, litet nog att en tyst röst inte försvinner. Vissa metoder bygger in det direkt i formatet. World Café-upplägg behandlar själva bordet, en duk, en låg dekoration, några pennor, som en del av att sänka volymen och formaliteten i samtalet, inte bara som möbler.
Ställ fram material innan folk kommer
Lägg samma material vid varje bord innan någon kommer in, pennor, lappar, vilka arbetsblad passet nu behöver, så att ingen grupp behöver vänta på dig mitt i passet medan andra redan kommit igång. Märk varje bord tydligt, en siffra eller en bokstav räcker, så att du kan referera till "bord tre" utan tvetydighet när du pratar till hela rummet, och så att sena deltagare hittar sin plats snabbt.
Ström, laddning och eventuell inspelning per bord
Om något bord använder en telefon, inspelare eller dator, oavsett om det är för att fånga samtalet eller bara köra en timer, kolla var uttagen finns innan dagen, inte under uppställningen medan folk redan börjar anlända. Ett billigt grenuttag eller ett bärbart batteri per bord är värt att ha med om rummets uttag inte matchar var du vill placera borden. Det gäller oavsett om du använder RoomRadar, en vanlig ljudinspelare, eller bara en dator för anteckningar.
En genomgång innan workshopen
Vanliga misstag vid uppställning
- Att packa borden för nära varandra för att rummet känns litet. Ett trångt rum skadar alla gruppers samtal samtidigt; det är oftast bättre att köra färre, större bord än många bord för tätt ihop.
- Att välja rum enbart efter angiven kapacitet. Ett rum för 60 personer i teatersittning kan bekvämt rymma bara 4 till 5 bord för grupparbete, breakout-sittning tar mycket mer plats per person än rader av stolar.
- Att bortse från akustiken i rum med glas och hårda ytor. Moderna konferensrum med glasväggar och polerade golv är ofta de sämsta rummen i en byggnad för flera samtidiga samtal, trots att de ser mest imponerande ut.
- Att ställa fram material medan folk redan anländer. Det ser oorganiserat ut, och det bord som är klart först har inget att göra medan du fortfarande ställer fram vid det sista.
Vanliga frågor
Som en grov riktlinje, räkna med ungefär utrymmet för ett fullt dukat middagsbord per breakout-grupp, mer om rummet ekar, mindre om det är väl mattbelagt. Ett rum byggt för 30 personer i rader kan bekvämt rymma bara 4 till 5 bord med 5 eller 6 personer var, inte de 30 jämnt fördelade som den angivna kapaciteten antyder.
Det kan gå, men räkna med mer ljudläckage än i ett dedikerat rum, kontorslandskap är oftast byggda för individuellt arbete, inte flera samtal samtidigt. Att sprida borden längre ifrån varandra än du skulle i ett slutet rum, och använda avdelare, väggar eller bokhyllor som redan finns, hjälper.
Gruppera folk efter sittkluster istället för att tvinga fram en layout rummet inte stödjer. Det är oftast mer effektivt att arbeta med rummets naturliga sittmönster än att kämpa mot det i tjugo minuter innan passet börjar.
Ja, för allt logistiskt, pennor, lappar, ett agendakort. Om en övning genuint kräver olika material vid olika bord är det okej, se bara till att det är medvetet och inte något ett bord saknar av misstag.
Sällan. Avstånd, mjuka material och en avdelare eller två löser oftast problemet tillräckligt bra. Riktig ljudisolering är bara värt kostnaden för ett rum du kommer använda upprepade gånger för exakt det här syftet.
Minst 30 minuter för ett rum som redan är möblerat som du vill ha det, en timme eller mer om du ska flytta möbler eller har ett rum du inte sett tidigare.